powerpoint 16 9 oder 4 3

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Microsoft powerpoint to gain personalization features for live video within presentations.

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New font feature coming to PowerPoint with anticipated March 2022 release date

By Robert Carnevale published 11 January 22

Organizations with custom fonts can look forward to injecting them directly into PowerPoint with a new feature. It's set to arrive in March 2022.

Modern comments are on the way to PowerPoint, but you'll probably have to wait to use them

By Sean Endicott published 20 May 21

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You can now convert Word documents into PowerPoint presentations with AI

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Microsoft's PowerPoint Presenter Coach launches on Windows, Mac, iOS, and Android

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You can now use Microsoft Presenter Coach on all of your devices.

Want to make a PowerPoint presentation? Insiders can now create them from Word documents

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Microsoft is testing a feature that allows you to create PowerPoint presentations from Word documents. The feature is in limited testing right now for Office Insiders.

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Microsoft will expand Immersive Reader support before the end of this year.

Microsoft's PowerPoint Live makes it easy to share presentations online

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Adobe Creative Cloud Libraries can now be used directly within Microsoft Word and PowerPoint

By Sean Endicott published 28 October 19

You can now easily add logos and images from Adobe Creative Cloud Libraries within Microsoft Word and PowerPoint.

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8 Tips to Make the Best PowerPoint Presentations

Bryan has worked in journalism and publishing for more than 15 years. For the last 10 years, he's covered the technology beat, including gadgets, social media, security, and web culture. Before working as a freelancer, Bryan was the Managing Editor for The Next Web. These days he spends his time at a number of publications, both online and off, including The New York Times, Popular Science, and The Next Web, among others. Read more...

The Microsoft PowerPoint ribbon on a computer monitor.

Slideshows are an intuitive way to share complex ideas with an audience, although they’re dull and frustrating when poorly executed. Here are some tips to make your Microsoft PowerPoint presentations sing while avoiding common pitfalls.

Start with a goal, less is more, consider your typeface, make bullet points count, limit the use of transitions, skip text where possible, think in color, take a look from the top down, bonus: start with templates.

It all starts with identifying what we’re trying to achieve with the presentation. Is it informative, a showcase of data in an easy-to-understand medium? Or is it more of a pitch, something meant to persuade and convince an audience and lead them to a particular outcome?

It’s here where the majority of these presentations go wrong with the inability to identify the talking points that best support our goal. Always start with a goal in mind: to entertain, to inform, or to share data in a way that’s easy to understand. Use facts, figures, and images to support your conclusion while keeping structure in mind (Where are we now and where are we going?).

I’ve found that it’s helpful to start with the ending. Once I know how to end a presentation, I know how best to get to that point. I start by identifying the takeaway—that one nugget that I want to implant before thanking everyone for their time—and I work in reverse to figure out how best to get there.

Your mileage, of course, may vary. But it’s always going to be a good idea to put in the time in the beginning stages so that you aren’t reworking large portions of the presentation later. And that starts with a defined goal.

A slideshow isn’t supposed to include everything. It’s an introduction to a topic, one that we can elaborate on with speech. Anything unnecessary is a distraction. It makes the presentation less visually appealing and less interesting, and it makes you look bad as a presenter.

This goes for text as well as images. There’s nothing worse, in fact, than a series of slides where the presenter just reads them as they appear. Your audience is capable of reading, and chances are they’ll be done with the slide, and browsing Reddit, long before you finish. Avoid putting the literal text on the screen, and your audience will thank you.

Right off the bat, we’re just going to come out and say that Papyrus and Comic Sans should be banned from all PowerPoint presentations, permanently. Beyond that, it’s worth considering the typeface you’re using and what it’s saying about you, the presenter, and the presentation itself.

Consider choosing readability over aesthetics, and avoid fancy fonts that could prove to be more of a distraction than anything else. A good presentation needs two fonts: a serif and sans-serif. Use one for the headlines and one for body text, lists, and the like. Keep it simple. Veranda, Helvetica, Arial, and even Times New Roman are safe choices. Stick with the classics and it’s hard to botch this one too badly.

There reaches a point where bullet points become less of a visual aid and more of a visual examination.

Bullet points should support the speaker, not overwhelm his audience. The best slides have little or no text at all, in fact. As a presenter, it’s our job to talk through complex issues, but that doesn’t mean that we need to highlight every talking point.

Instead, think about how you can break up large lists into three or four bullet points. Carefully consider whether you need to use more bullet points, or if you can combine multiple topics into a single point instead. And if you can’t, remember that there’s no one limiting the number of slides you can have in a presentation. It’s always possible to break a list of 12 points down into three pages of four points each.

Animation, when used correctly, is a good idea. It breaks up slow-moving parts of a presentation and adds action to elements that require it. But it should be used judiciously.

Adding a transition that wipes left to right between every slide or that animates each bullet point in a list, for example, starts to grow taxing on those forced to endure the presentation. Viewers get bored quickly, and animations that are meant to highlight specific elements quickly become taxing.

That’s not to say that you can’t use animations and transitions, just that you need to pick your spots. Aim for no more than a handful of these transitions for each presentation. And use them in spots where they’ll add to the demonstration, not detract from it.

Sometimes images tell a better story than text can. And as a presenter, your goal is to describe points in detail without making users do a lot of reading. In these cases, a well-designed visual, like a chart, might better convey the information you’re trying to share.

The right image adds visual appeal and serves to break up longer, text-heavy sections of the presentation—but only if you’re using the right images. A single high-quality image can make all the difference between a success and a dud when you’re driving a specific point home.

When considering text, don’t think solely in terms of bullet points and paragraphs. Tables, for example, are often unnecessary. Ask yourself whether you could present the same data in a bar or line chart instead.

Color is interesting. It evokes certain feelings and adds visual appeal to your presentation as a whole. Studies show that color also improves interest, comprehension, and retention. It should be a careful consideration, not an afterthought.

You don’t have to be a graphic designer to use color well in a presentation. What I do is look for palettes I like, and then find ways to use them in the presentation. There are a number of tools for this, like Adobe Color , Coolors , and ColorHunt , just to name a few. After finding a palette you enjoy, consider how it works with the presentation you’re about to give. Pastels, for example, evoke feelings of freedom and light, so they probably aren’t the best choice when you’re presenting quarterly earnings that missed the mark.

It’s also worth mentioning that you don’t need to use every color in the palette. Often, you can get by with just two or three, though you should really think through how they all work together and how readable they’ll be when layered. A simple rule of thumb here is that contrast is your friend. Dark colors work well on light backgrounds, and light colors work best on dark backgrounds.

Spend some time in the Slide Sorter before you finish your presentation. By clicking the four squares at the bottom left of the presentation, you can take a look at multiple slides at once and consider how each works together. Alternatively, you can click “View” on the ribbon and select “Slide Sorter.”

Are you presenting too much text at once? Move an image in. Could a series of slides benefit from a chart or summary before you move on to another point?

It’s here that we have the opportunity to view the presentation from beyond the single-slide viewpoint and think in terms of how each slide fits, or if it fits at all. From this view, you can rearrange slides, add additional ones, or delete them entirely if you find that they don’t advance the presentation.

The difference between a good presentation and a bad one is really all about preparation and execution. Those that respect the process and plan carefully—not only the presentation as a whole, but each slide within it—are the ones who will succeed.

This brings me to my last (half) point: When in doubt, just buy a template and use it. You can find these all over the web, though Creative Market and GraphicRiver are probably the two most popular marketplaces for this kind of thing. Not all of us are blessed with the skills needed to design and deliver an effective presentation. And while a pre-made PowerPoint template isn’t going to make you a better presenter, it will ease the anxiety of creating a visually appealing slide deck.

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Which PowerPoint format: 16:9 or 4:3?

Our clients frequently ask us what is the best aspect ratio to use in PowerPoint. 4:3? 16:9? DIN A4 or Letter? Our recommendation: your best bet is 16:9. This choice is simple. These days PowerPoint presentations are increasingly presented in digital form and are seldom printed. No matter if viewed on laptop, monitor or with a modern projector. They all use the 16:9 aspect ratio that has long become standard. This format looks more modern and more appealing as the area is used far more economically without the need of large black bars to the left and right! Our recommendation is true for most scenarios. There may be some exceptions, for example, if most presentations you create are to be printed. In this case DIN A4 ot Letter is definitely the right choice. If you work extensively with iPads and presentations in the field then 4:3 is the format for you. In most cases, however, 16:9 remains the aspect ratio of choice for PowerPoint presentations.

Why not change and abandon 4:3?

There are several reasons. For one, many users are still used to 4:3. Completely changing to 16:9 can be a considerable design obstacle – proportions are quite different. You can, however help your colleagues tackle this challenge: reapairing conclusive style guides in the form of slide templates. Apart from many inspirational design ideas the user will quickly gain a better understanding of the new format. In addition, the new 16:9 masters or their layouts can be intelligently designed in a way that layouts can guide the user with a clever placement of placeholders and infotexts.

Another reason to keep to 4:3 are projectors that still do not support 16:9. This issue can, of course, not be ignored. Keep in mind, though, that newer projectors have supported this format for years. Equipment 10 years old or older usually offer the possibility to change settings in order to display 16:9. Projectors that exclusively support 4:3 are rare and are becoming increasingly “extinct”. Check in your own organization as to what kind of technical limitations really exist. Talk to clients to whom you often present, or seek out the organizers of the conferences you attend. A reality check is never a bad idea and may be surprised.

If you find out that you need or want to offer both formats, then why not? Since PowerPoint 2013 it has been possible to change the format of a “draft” quite easily. Once could simply switch between both formats. There are some aspects to be kept in mind: logos and round shapes are distorted when using this native PowerPoint function. For this reason, it is advisable to copy these elements to a separate file and then add them back to the presentation once the format has been changed.

16:9 is going to be introduced. What about all the old slides?

Regardless if you completely abolish 4:3 or use the format in addition to 16:9; the question is what are you going to do with all the slides that exist in 4:3? This is not your only problem. A change in format often also means a change in design. What may sound worrying can be solved with a clearly structured plan. View a number of these older presentations and check what happens when you apply a new master (design) as well as after you change the format. Depending on the results we recommend a neat and structured guideline. Pay particular attention that layouts that are no longer required after switching to a new design are deleted, footers are uniform, and that reformatted placeholders are reset to the requirements of the new master. In a last step, all colors, fonts, font sizes, bullets and other deviations need to be corrected.

Find out about the modern PowerPoint format 16:10 and when to use it in comparison to the format 16:9.

Survey: What format do you currently use?

What format does your company currently use?

Our conclusion: Take the leap and do not hesitate to move to 16:9! If you tackle this project in a structured manner this change will hardly be an issue. As a result, you will profit from the advantages of using 16:9. The 16:9 format looks more sophisticated, offers more design possibilities and makes the most of the new screen formats.

Easy adaption to a new PowerPoint format with empower®

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PowerPoint Format 4:3 vs. 16:9

Our questions, your choice.

A while ago, we expressed a preference for the aspect ratio format 16:9 over 4:3. Since then, we’ve re-considered arguments that didn’t seem relevant at the time. Here we weigh up the pros and cons, with a structured guide to help you choose for yourself.

Why exactly?

Originally, there were 4:3 monitors. Then manufacturers realized that the 16:9 format covers the human field of vision a lot better. So, devices changed, and consequently, so did presentations.

But is that a strong enough argument to change course at your company? The following nine questions can help.

1) What’s your main reason for creating presentations?

Or is it all of the above? The larger the company, the more varied the use of PowerPoint. Concentrate on what’s most important to you. This will serve as your basis.

2) What equipment do you use?

Based on your most important uses, work out which output devices are most prevalent in each case.

3) What image do you want to convey?

Formats do contribute to your overall image. Many users now see the 4:3 as being a bit outdated, whereas the 16:9 shows you’ve kept up. This argument can trump all other questions, such as those regarding equipment, technology or print-outs, and applies to both the internal and external image of your team or organization.

4) Which PowerPoint format is better suited to your content?

Let’s get rid of one common claim for a start – the 16:9 doesn’t offer you more space per se than the 4:3. More space is created if the format is a good fit for the output device, and optimally utilizes the device’s available space. Besides adaptation to the output device, other factors can also play a role. If, for example, you use presentations as manuals and want to display a screenshot on the left and an explanation on the right, you can achieve this more easily with a wider format. When it comes to presenting detailed content, however, the good old 4:3 is still suitable, as it provides roughly the same amount of space on all sides.

5) How many formats do you want to provide?

If you can’t decide, it’s best if you offer all options, right? If you do this, you need to be really organized. If you offer everything without proper planning, you’ll end up with chaos, as everyone just uses their own preferred format. Try collating multiple staff members’ slides into one presentation with this approach. The result: too much time spent on adapting individual slides, inefficiency, dissatisfied users, even damage to your brand. Choose a base format and build on this by establishing clear guidelines as to which format will be used for which purpose. You’ll then be working with a tool that converts the slides to the desired format quickly, and with minimal loss, at the press of a button.

6) How do you convert?

You’ve decided you want to change something, because you’ve considered each of the questions on their own merit. Our tip: Develop a migration plan. Bear in mind that each of your colleagues are likely to have a stash of old presentations they keep reusing or which serve as their basis for new presentations. This means conversions can quickly become irritating and cause issues. A conversion is most likely to be accepted if it occurs simultaneously with a general design conversion, brand relaunch or template conversion. No one questions these!

Most companies have more slides in circulation than they realize. Sometimes millions. The consequences, time, effort and costs involved, and the project itself are all hugely challenging, making a migration plan all the more important.

7) Which 16:9?

Did you know PowerPoint has two different 16:9 aspect ratios? One is known as “On-screen Show (16:9)” in PowerPoint 2016. The other is “Widescreen (16:9),” which has been the standard since PowerPoint 2013. The former is the same width as the 4:3 format (in the standard PowerPoint dimensions), while the latter is the same height. The space on the screen is exactly the same, though you generally need a smaller font size for the older “On-screen Show (16:9),” to give yourself enough space for content vertically. The newer “Widescreen (16:9),” on the other hand, usually works very well with the font size used in 4:3. The vertical PowerPoint size does not change, so the text can simply run on longer across the width. This also makes it easier to copy content quickly from old 4:3 slides; while a few unsightly blank spaces remain at the sides, the rough fit is good in terms of height. For this reason, we almost always recommend the “Widescreen” option.

8) How do you handle a possible conversion?

“The faster the better” is the general rule. Long transition phases make everyone work differently, so then you have to revise and rework things all over again. However, it’s worth thinking about the areas where a transition phase is wise, as it’s just as inefficient to create work where it’s not needed. When we assist our customers with the conversion process, we try to get onboard as early as possible to ensure optimum preparation and user support:

9) How much of the conversion can be automated?

Having discovered that all previous solutions available on the market (including our own) were unable to deliver what users really needed when it came to format switches, we spent several months on developing a completely new automation solution. This incorporates not only our entire gamut of developer expertise, but also all our experience from countless conversion processes. The result was a conversion tool that can automatically create new, reasonable-looking presentations out of most of the old ones:

This type of migration plan for PowerPoint conversions requires a holistic approach, lots of experience, and application expertise. In return, however, it promises a seamless conversion, a high degree of acceptance among users, a good reputation, and the speed marketing departments dream of. What it also needs is preliminary talks early on, the right questions, reliable analysis, and intelligent, personalized implementation. The preliminary talks alone provide great food for thought which can also genuinely boost efficiency in cooperation with the hired brand agency.

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How to Choose a PowerPoint Aspect Ratio: 4:3 or 16:9?

When designing a PowerPoint presentation, one of the first choices one makes is the slide size. PowerPoint has switched to default 16:9 aspect ratio of the presentations a couple of years ago, which follows the trend of “wide-everything”, including smartphones, computer monitors, TVs, and projectors & beamers. But with the craze to wide-everything, is 16:9 slide presentation aspect ratio the best choice for all circumstances? Here are my thoughts.

I do presentations for a living and with close to 300 days of doing PowerPoint presentations in the last decade, here are my thoughts.

Let’s look at the arguments.

1. Match the ratio of the projector/beamer.

For best result, always match the slide aspect ratio to the hardware. Everything will be as intended, the wall/screen area covered will be the largest, which gives the best immersion effect for your audience. Most new projectors have a wide ratio, but check if possible. This is my first recommendation.

2. & 3. Use 4:3 ratio or 16:9 ratio with increased font sizes.

Your slides are 4:3 and the projector is 16:9

In this situation, your slides are going to fit the projection vertically (in height). Horizontally, there will be a black (invisible) edge on each side. Therefore, all of the sizes in slides will be as planned, nothing is going to be squeezed.

Your slides are 16:9 and the projector is 4:3

Your complete 16:9 slides are going to be visible, however, they will be squeezed to fit the 4:3 screen. There will be a dark (invisible) edges at the top and the bottom (see image above). This means that the text is going to be smaller than it would be on a 4:3 projector.

My experience is from the scientific and educational world of universities and research institutes. Among the projectors I encounter in 2019-2020, approximately 70% are already wide (supporting the 16:9 ratio). For a long time, I just used the 4:3 ratio slides for my presentations, however, as I believe the ‘immersion experience’ is best when the slide and hardware aspect ratios match, I have recently redesigned all my slides. I’ve found that the font sizes have to be approximately 20% larger on the 16:9 ratio slides to accommodate for the situations when my now 16:9 ratio slides encounter an older projector. If I were in an environment, where the hardware was still mostly 4:3, I would have kept with my good old 4:3 slides.

In any case, I don’t find the more vertical space to be an added value. Most presenters put too much content on their slides anyway, and the 4:3 ratio can be a valuable constraint for them 🙂

So how do you approach this dilemma? I’m interested in your thoughts, just put them in the comments below!

Jernej is a communication expert who runs workshops and webinars on Visual Communication worldwide for the best research institutions.

Visual communication for scientists

October 19, 2020 (4:36 am)

thank you this is exactly the thought process I needed!

Trividh Patel, CBAP

July 22, 2021 (7:01 am).

I too have lot of 4:3 presentation and want to convert it to 16:9 but I personally find 4:3 to much more readable (when it is mostly text) while 16:9 much more viewable (when it is mostly videos or pictures).

Jernej Zupanc

July 22, 2021 (7:04 am).

Dear Trividh, thanks for the comment. I’d say that readability is not that much in the format but in how you use it. If you use the negative space amply on a 16:9 and adjust your typeface and font size into a nice hierarchy, you can make it as readable as 4:3.

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Powerpoint Format: 16:9 und 4:3 einstellen - so geht's

Damit Bilder und Text in Ihrer Präsentation nicht gestreckt aussehen, müssen Sie in Powerpoint das richtige Format (16:9 oder 4:3) einstellen. Wie das genau funktioniert und wie Sie sogar andere Formate einrichten können, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Die mit einem Symbol oder grüner Unterstreichung gekennzeichneten Links sind Affiliate-Links. Kommt darüber ein Einkauf zustande, erhalten wir eine Provision - ohne Mehrkosten für Sie! Mehr Infos.

PowerPoint: Format 16:9 oder 4:3 einstellen

Die meisten Beamer und Bildschirme nutzen die Bildformate 4:3 und 16:9. Deshalb sind diese beiden Formate in PowerPoint voreingestellt. Dabei können Sie jederzeit zwischen den beiden und vielen weiteren Seitenverhältnissen wechseln:

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PowerPoint: Format einstellen 16:9 4:3

Screenshot Arabella Zeciri

Hier wählen Sie nun das gewünschte Format aus. Neben den Klassikern 16:9 und 4:3 stehen Ihnen unter "Benutzerdefinierte Foliengröße.." zahlreiche weitere Formate zur Verfügung.

PowerPoint: Eigenes Format erstellen und aktivieren

Sind Sie mit den Formatvorlagen in PowerPoint nicht zufrieden, können Sie auch Ihr eigenes Format erstellen und damit die Foliengrößen selbst festlegen. Speichern Sie die Einstellungen anschließend als Entwurf, damit Sie das Format nicht bei jeder Präsentation erneut ändern müssen.

Professionelle Präsentationen erstellen

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Correct PowerPoint Aspect Ratio: 4:3 or 16:9

Nov 16, 2015 | Articles , How-To

During the day I had a business meeting and when I arrived back at the hotel in the evening, I immediately noticed that the professional video playback was replaced by a simple PowerPoint slideshow. The presentation welcomed a specific company to the bar of the hotel, for a kind of reception or celebration of something. The contrast between that initial video and now this PowerPoint presentation, could not have been bigger.

The first problem can be fixed by investing in a professional PowerPoint design agency or freelancer. Let them set up a PowerPoint template with your logo, a given font, your style and so on. Force everyone in your company to start with this template. It is so much easier to start off with a good template. Don’t trust yourself with the promise that the white presentation will be enhanced later on when you have time. Don’t fool yourself. The second problem can be easily fixed. When you start with a new presentation, you will first have to know; what is the aspect ratio of the device where I will show my slideshow or presentation? When you don’t know the aspect ratio, don’t start with the presentation. Changing the aspect ratio after the design of the presentation, could easily ruin your design. There are two commonly used aspect ratio’s:

presentation design on different monitors

Wide screen aspect ratio, or 16:9 screens. Since a year of 5, almost all computer screens are wide screens, with the resolution aspect ratio of a television screen. The current HD computer screens have a resolution of 1920 pixels in width by 1080 pixels in height.

PowerPoint followed this evolution. From the beginning, a new PowerPoint presentation was created with a 4:3 slide setup. Since PowerPoint 2013, a new presentation is now created with 16:9 slides. So when people are still using PowerPoint 2010 nowadays, they tend to always create 4:3 presentations, for playback on the recent 16:9 television screens. People still use PowerPoint 2010 while you can’t buy 4:3 monitors anymore. This results in the slide show aspect ratio problem, as I experienced at this hotel. So as an AV professional, let me teach the 2 things that the user should know before start typing the first words on the slides . Both are related to the device where the user will run the slideshow:

When the user knew the orientation and size of the playback device, the user can start with the presentation. In PowerPoint, click File , New , Blank Presentation from the menu. Then click the Design tab and click on the Slide Size button.

open powerpoint presentation resolution settings

Here the user can choose between a portrait or landscape orientation and set the width in pixels or inches or centimeters. Now with these correct settings, you can add slides and add your messages. Remember not to start with those empty white slides like in a Microsoft Word document and be creative. Good luck…

10 Ways to Optimize PowerPoint for Information Screens

Common mistake: wrong aspect ratio used at information screens

common mistake; wrong aspect ratio info screen

10 Comments

Sorry, but this is no solution because placed images, like company logos, become distorted!

That is completely correct Michael. Doing this action on an existing presentation, has an influence on the images. That is also stipulated in the article that you always know upfront the orientation and the resolution of the final output device BEFORE you start a presentation. When you don’t know the resolution, then you best have to create a 4:3 and a similar 16:9 presentation, to serve both most important aspect ratios.

That is some inspirational stuff. Never knew that opinions could be this varied. Be certain to keep writing.

Our client requires full-size landscape hard-copy handouts on letter-size paper (8-1/2″ x 11″) which of course is 4:3 in addition to 16:9 presentation slides. So we prepare both aspects for them and bill accordingly!

Thanks fot this post.It’s a helpful information for professional presentations desigency. wwww.powerpoint.geek

Thanks for this post. It’s a helpful information for professional presentations.

iDealshare VideoGo also works great to convert 4:3 to 16:9 by Click “Setting…” -> Advanced ->Aspect Ratio where you can directly overwrite the original 4:3 aspect ratio to 16:9 or directly select 16:9 as the final aspect ratio.

Thanks for bringing this to our attention!

longrifle, not true, 11 x 8.25 is 4:3, if you insert an 11 x 8.5 background on a standard ppt deck, it will not fit.

Sorry but I can’t reproduce what you are saying here. And your valid email address is needed for a dialog so that you get notifications:-)

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PowerPoint Foliengröße: Standard 4:3 oder Breitbild 16:9?

Peter Claus Lamprecht 18. August 2015 PowerPoint 25 Kommentare

Im Ernst: Eine immer gültige Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Entscheidend sind die räumlichen und technischen Rahmenbedingungen, unter denen Sie präsentieren werden. Manchmal bestimmen auch Designvorgaben oder der persönliche Geschmack, welches Folienformat das richtige ist.

In diesem Artikel erkläre ich, worauf es beim Seitenverhältnis der PowerPoint-Folie ankommt und warum man sich für ein Format entscheiden muss. Mit fünf Beispielen gebe ich Entscheidungshilfen für das jeweils optimale Folienformat, damit Sie Ihre nächste Präsentation bestmöglich einrichten und vorbereiten können.

Die wichtigsten Foliengrößen für Bildschirmpräsentationen

Standardformat 4:3 (4 zu 3), 25,4 cm x 19,05cm

Die klassische Folie ist 25,4 cm breit und 19,05 cm hoch. Das entspricht einem Seitenverhältnis von 4:3. Dieses Format war bis zur PowerPoint-Version 2010 (Mac: 2011) die Standardeinstellung, weil die meisten bis dahin gebräuchlichen Computer-Monitore ebenfalls dieses Bildseitenverhältnis hatten und deshalb die Folien im Präsentationsmodus bildschirmfüllend darstellen konnten. Alle Projektoren („Beamer“), egal ob älteren oder neueren Datums, sind in der Lage, Folien in diesem Format in voller Größe darzustellen. Außerdem passt so eine Folie ausgedruckt auf ein DIN-A4-Blatt.

Breitbild 16:9 (16 zu 9), 25,4 cm x 14,29 cm

Das Breitbildformat im Seitenverhältnis 16:9 ist die neue Standardeinstellung ab PowerPoint-Version 2013 (Mac: 2016). Dieses Format wird auf nahezu allen neueren Computer-Monitoren bildschirmfüllend dargestellt. Moderne Projektoren zeigen diese Folien in Full-HD-Qualität. Damit die Breitbild-Folien ausgedruckt auf ein DIN-A4-Blatt passen, geben ältere PowerPoint-Versionen hier als Foliengröße 25,4 cm für die Breite und 14,29 cm für die Höhe vor. Die Breitbild-Folie ist also im Ausdruck kleiner als die klassische Folie. So weit, so gut.

Breitbild (neu) 16:9 (16 zu 9), 33,867 cm x 19,05 cm

Warum Sie sich (rechtzeitig) für eines der beiden Formate entscheiden müssen

In einer Präsentationsdatei kann nur eine Foliengröße verwendet werden. Es ist deshalb nicht möglich, unterschiedliche Folienformate zu mischen und in einer PowerPoint-Datei parallel zu nutzen. Natürlich kann man die Größe und damit das Seitenverhältnis jederzeit ändern. Doch oft werden dabei die Inhalte auf den Folien verzerrt: Kreise werden zu Ellipsen, Quadrate zu Rechtecken. Oder Überschriften, die vorher in eine Zeile passten, brechen nach der Umstellung auf zwei Zeilen um. Um das zu korrigieren, ist Handarbeit erforderlich. Bei besonders komplexen Folien kommen die Korrekturen einer kompletten Neugestaltung gleich. Das kann einen großen Aufwand bedeuten, der eingeplant werden muss. Daher empfehle ich, rechtzeitig in Erfahrung zu bringen, welches Folienformat unter den gegebenen Umständen das beste ist.

Wann ist welches Folienformat richtig? Fünf Beispiele als Entscheidungshilfe

In vielen Fällen werden Sie mit dem klassischen 4:3-Format gut fahren. Denn moderne Widescreen-Bildschirme und HD-Projektoren sind abwärtskompatibel und deshalb in der Lage, Folien im 4:3-Format in voller Höhe und mit der gewohnten Schriftgröße darzustellen. Lediglich die volle Breite des Bildschirms oder der Projektionsfläche wird nicht ausgenutzt. Bei einer Projektion auf eine weiße Wand fällt das nicht weiter auf, aber bei Plasma-Bildschirmen in schicken Konferenzräumen kann Ihre Präsentation etwas altbacken wirken, weil sie offenbar technisch nicht auf der Höhe der Zeit ist.

Die folgenden fünf Beispiele werden Ihnen helfen, sich für das richtige Format zu entscheiden:

Beispiel 1: Fachkonferenz oder Jahrestagung

In der Regel bestimmen die Organisatoren der Veranstaltung, in welchem Format und Seitenverhältnis die PowerPoint-Folien erstellt sein müssen. Richten Sie sich danach! Konferenzen und Tagungen werden meist von Veranstaltungsagenturen oder speziellen Firmenabteilungen organisiert. Lassen Sie sich von diesen Fachleuten schriftlich die technischen Anforderungen an Ihre Präsentation geben. Falls die Foliengröße darin nicht erwähnt sein sollte, dann fragen Sie gezielt danach. Manchmal wird Ihnen auch eine PowerPoint-Vorlage im Design der Veranstaltung mitgeliefert, die Sie zur Gestaltung Ihrer Folien verwenden müssen. Das Folienformat ist in dieser Vorlage definiert. Bitte beachten Sie, dass die Übertragung Ihrer Inhalte auf die neue Vorlage aufwendig sein kann. Planen Sie also ausreichend Zeit dafür ein. Ich habe auch schon erlebt, dass auf einer Veranstaltung beide Formate zugelassen waren. Es gab also abwechselnd Vortragende mit Folien im 4:3- und im 16:9-Format. Im direkten Vergleich wirkten die Breitbild-Folien größer und moderner. In diesem Fall rate ich zum Breitbildformat 16:9.

Beispiel 2: iPad / Smartphone

Microsoft PowerPoint ist auch auf Smartphones und Tablet-PCs verfügbar. Mit der kostenlosen App können Sie Präsentationen auf mobilen Geräten mit Android- oder iOS-Betriebssystem vorführen und sogar bearbeiten. Damit sind PowerPoint-Präsentationen z. B. auf dem iPad möglich. Das Folienformat richtet sich nach der Größe des Bildschirms: Für das iPad ist das Folienformat 4:3 ideal. Auf iPhones und auf den meisten Android-Smartphones und Tablets füllt das Breitbildformat 16:9 den Bildschirm am besten aus. Download der Apps: Microsoft PowerPoint für Android und Microsoft PowerPoint für iPad und iPhone .

Beispiel 3: Großer Flatscreen / Plasma-Bildschirm

Wenn Sie mitgeteilt bekommen, dass der Konferenzraum, in dem Sie präsentieren werden, mit einem großen Flachbildschirm ausgestattet ist, dann sind Folien im Breitbildformat 16:9 die richtige Wahl.

Beispiel 4: Raum mit niedriger Deckenhöhe

Stellen Sie sich vor, Sie werden vor über 100 Zuschauern präsentieren. Der Saal ist parlamentarisch bestuhlt, mit Mittelgang. Ihnen stehen Projektor und Leinwand zur Verfügung. Die Decke des Saales ist 300 cm hoch. Bei dieser Deckenhöhe ist nur eine maximale Bildhöhe von etwa 160 cm möglich, denn die Zuschauer in den ersten Reihen verdecken für das Publikum auf den hinteren Plätzen die Sicht auf die Leinwand. Die durchschnittliche Sitzhöhe eines Menschen beträgt 140 cm. Zieht man diese 140 cm von der Deckenhöhe ab, so verbleibt die maximale Höhe für das projizierte Bild. In diesem Beispiel sind das 160 cm. Eine auf die Leinwand projizierte Folie mit dieser Höhe und dem Seitenverhältnis 4:3 wäre 213 cm breit. Wäre die Folie im Breitbildformat angelegt, käme man immerhin auf eine Bildbreite von 284 cm. Hier empfehle ich das Breitbildformat 16:9, denn bei großem Publikum kommt es auf die Größe an: Die Zuschauer in der letzten Reihe sollten zumindest eine Chance haben, Texte und Zahlen auf den Folien entziffern zu können.

Beispiel 5: Im Zweifel (Sie kennen die technischen Rahmenbedingungen nicht)

Natürlich können Sie Ihre Präsentationsdatei in zwei Fassungen erstellen: Einmal im Format 4:3 und einmal im Format 16:9. Oder Sie bringen Ihren eigenen Projektor („Beamer“) mit. Dann sind Sie auf alles vorbereitet. Wenn das nicht möglich ist, rate ich Ihnen zum klassischen Folienformat 4:3. Denn dieses Format kann von allen Projektoren und Bildschirmen dargestellt werden. Die Folie wird in jedem Fall in voller Höhe gezeigt, was bedeutet, dass Texte und Zahlen in voller Größe erscheinen. Einziger Nachteil: Auf Breitbild-Monitoren wird die Folie seitlich von schwarzen Flächen umrahmt, weil sie den Monitor nicht in der Breite ausfüllt. Umgekehrt kann es Ihnen passieren, dass Sie Ihre Folien im Breitbildformat mit einem alten Projektor projizieren müssen. Hier wird zwar die volle Breite ausgenutzt, jedoch nicht die volle Höhe – und das bedeutet, dass Texte und Zahlen kleiner erscheinen und deswegen schlechter lesbar sind. Im Zweifel rate ich Ihnen also, das klassische Format 4:3 dem Breitbildformat vorzuziehen.

Die Entscheidung für eines der beiden Folienformate 4:3 oder 16:9 können Sie nur mit Kenntnis der Rahmenbedingungen treffen, unter denen Sie präsentieren werden. Im Zweifel sollten Sie 4:3 den Vorzug geben. Da die Umarbeitung der Folien von einem Format in das andere aufwendig sein kann, empfehle ich dringend, diese Entscheidung rechtzeitig zu treffen.

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Kommentare 25

Hallo Herr Lamprecht, vielen Dank für die erste Kurzantwort auf meinen Tweet und nun die ausführliche Version zu meiner Frage. Noch ein Tipp von mir (der ist schon in Beispiel 1 versteckt und kann sicher noch deutlicher gegeben werden): Wenn der Veranstalter keine Infos/Vorlagen liefert – fragen Sie ihn gezielt danach.

Hab‘ ich dann im speziellen Fall getan (und werde ich künftig tun, wenn keine Infos vorliegen) und eine konkrete Antwort bekommen.

Beste Grüße

Heiko Stein

Lieber Herr Stein,

gern geschehen! Ich freue mich, dass ich Ihnen – ohne die genauen Hintergründe zu kennen – einen wichtigen Impuls für die Entscheidungsfindung geben konnte. Meinen Apell in Beispiel 1 werde ich deutlicher formulieren. Denn ich habe es auch schon erlebt, dass Infos vom Veranstalter nicht vorhanden oder sogar widersprüchlich waren. Danke für den Hinweis!

Herzliche Grüße, Peter Claus Lamprecht

ich habe Ihre Anregung aufgenommen und das Beispiel 1 ergänzt.

Was sind den die cm Masse in PowerPoint für das Breitbild 16:10? Die Standardmasse in PowerPoint sind mit 25.4 x 15.875 cm wie das Standard 16:9 zu klein für die digitale Beamerprojektion.

Besten Dank

Hallo Herr Hirsbrunner,

ich würde auf 30,48 cm (Breite) mal 19,05 cm (Höhe) gehen. Das ist ein benutzerdefiniertes Format im Seitenverhältnis 16:10, bei dem die klassische Höhe von 19,05 cm beibehalten wurde.

PowerPoint skaliert bei der Bildschirmpräsentation perfekt auf jede Bildschirmgröße. Wenn das Bildseitenverhältnis stimmt, dann ist es für die Qualität des projizierten Bildes egal, ob die Folie 15,875 cm oder 19,05 cm hoch ist. Entscheidend ist die Qualität der Fotos, die Sie einsetzen. Wenn die zu gering aufgelöst sind (= zu wenige Pixel in Breite und Höhe haben), dann erscheinen sie auf der Leinwand unscharf und pixelig.

Beste Grüße, Peter Claus Lamprecht

Vielen Dank für den guten Beitrag! Ich war hin und her gerissen, in welchem Format ich eine neue Schulungspräsentation (aus einem neuen Master heraus, den es für beide Formate gibt) erstellen soll. Plan ist es, die Präsentation später in beiden Formaten zu haben, doch ich brauche erst einmal einen Startpunkt. Und Ihre anschaulichen Beispiele haben für mich jetzt das 4:3 in den Fokus gerückt. Danke sehr.

Moin Frau Nägler,

herzlichen Dank für Ihr Feedback! Ich freue mich, dass mein Text zur Entscheidungsfindung beigetragen hat.

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Wenn man absolut keine Ahnung hat, wo die Präsentation überall laufen wird, und man sich nicht entscheiden kann, wie wäre es mit einem Mittelweg? Z. B. 16:10 (entspricht vielen Office-Bildschirmen) oder 3:2 (entspricht ungefähr A4 und einigen Microsoft-Tablets). Das wird zwar in Summe seltener formatfüllend passen, aber die schwarzen Balken sind in den meisten Fällen schmaler als bei einer der Extremvarianten 4:3 oder 16:9.

Welche Bedeutung hat eigentlich die absolute Druckgröße, die man angeben kann? Der Inhalt wird beim Drucken doch auch auf die jeweilige Seitengröße skaliert. Bei Präsentationen sollte das doch kein Problem sein, da die in ihrer Natur bereits ständig skaliert werden (unterschiedliche Bildschirme oder Projektionsabstände usw.).

Wenn die Präsentationsdatei an verschiedene Nutzer verteilt und wahrscheinlich auf Bildschirmen laufen wird, würde ich Breitbild (16:9) nehmen, weil es heute fast keine 4:3-Bildschirme mehr gibt (das iPad lasse ich jetzt mal außen vor).

Bei Präsentationen über Leinwand/Projektor vor Publikum nehme ich im Zweifel 4:3, weil dann die Schriftgröße immer korrekt dargestellt wird (siehe im Text Abschnitt „Beispiel 5: Im Zweifel“).

Selbstverständlich kann ich auch das Bildseitenverhältnis als Teil des Konzeptes sehen: Sonderformate können die Wirkung der Präsentation verstärken oder sie unverwechselbar machen. Ein quadratisches Format erinnert zum Beispiel an Instagram, das Format 3:2 an das alte Kleinbild-Format. Auf modernen Bildschirmen können auch extreme Breitbild-Formate wie 2:1 oder sogar 3:1 gut wirken. Hier müssen die Inhalte aber sehr plakativ sein, weil für eine große Schrift mangels Höhe wenig Platz ist.

Druckgröße: Manche PowerPoint-Anwender gestalten tatsächlich Poster oder andere Drucksachen mit PowerPoint. Die Möglichkeit, der Folie die exakte Größe des späteren Druckerzeugnisses zu geben, erleichtert die Arbeit.

Präsentationen würde ich immer mit der Folienhöhe 19,05 cm anlegen, weil dann Inhalte aus anderen Präsentationen sich leichter per Copy & Paste einfügen lassen.

Viel Erfolg!

OK, an Copy&Paste-Interoperabilität mit anderen PowerPoint-Dokumenten hatte ich nicht gedacht. Hier könnte eine standardisierte Druckgröße sinnvoll sein. Für andere Drucksachen verwende ich geeignete Software.

Extreme Seitenverhältnisse (1:1, 2:1) fallen natürlich auf und schwarze Balken reduziert man damit eh nicht. Formate, die zwischen 4:3 und 16:9 liegen, helfen immerhin, die schwarzen Balken zu reduzieren. Und manchem wird es vielleicht gar nicht auffallen, dass der verschenkte Platz hier nur halb so groß ist.

Aber das mit der exakten Schriftgröße verstehe ich nicht. Die wird doch genau wie alles andere an die Zielgröße skaliert? Es gibt doch etliche verschiedene Bildschirmauflösungen für 16:9. Dass alle schmaleren Formate in voller Höhe in ein breiteres Format passen, ergibt sich aus der Geometrie. Umgekehrt kann ich behaupten, dass alle breiteren Formate bei voller Breite in schmalere Formate passen. Was habe ich ausgerechnet davon, dass es die volle Höhe ist und nicht die volle Breite? Bei aller Skalierung wird das Seitenverhältnis und damit die Anordnung und relative Größe der Elemente auf einer Folie ja nie geändert.

Zurzeit ist Breitbild (16:9) das am meisten verwendete Format bei Bildschirmen. Das heißt, in den meisten Fällen gibt es keinen Rand. Wenn ich ein Zwischenformat wie 3:2 oder 16:10 wähle, habe ich in deutlich mehr Fällen einen Rand. Aber das sind Feinheiten.

Die Schriftgröße ist dann ein Problem, wenn Sie mit einer Breitbild-Datei auf einem alten 4:3-Projektor präsentieren. Dann enstehen oben und unten schwarze Balken. Die fallen zwar in der Projektion nicht auf. Dafür steht Ihnen nur eine geringe Auflösung (= Zahl an Bildpunkten) zur Verfügung. Aufgrund der geringen nutzbaren Bildhöhe wirkt das Bild kleiner. Aber vor allem ist das Bild pixelig und unscharf, was besonders bei Schriften auffällt. Deshalb (bei Projektoren): Im Zweifel das Format 4:3 wählen. Dann haben Sie immer die volle Bildhöhe und (in der Höhe) die optimale Anzahl von Bildpunkten.

Sehr hilfreicher Artikel – besten Dank!!

Vielen Dank für Ihre wertvolle Arbeit – hat mir gerade viel Zeit erspart.

Herzliche Grüße, Jan von Rahden

Welches Format empfehlen Sie für Webinare z.B. mit Zoom oder Präsentations- resp. Schulungs-Videos?

Hallo Herbert,

ich empfehle bei Videos grundsätzlich das Breitbildformat 16:9. Es ist auf YouTube und anderen Video-Plattformen Standard. Alle Computerbildschirme, Projektoren und Tablet-PCs können diese Videos bildschirmfüllend darstellen. Zoom und Skype sind darauf ausgelegt, den Computerbildschirm zu teilen. Da die Bildschirme meist das Breitbildformat haben, würde ich auch hier die Präsentationsdatei im Breitbildformat anlegen.

Ausnahmen sind Sonder-Formate, zum Beispiel Handy-Videos, die im Hochformat aufgenommen wurden. Die sollten natürlich so bleiben.

Vielen Dank

das hat mir sehr geholfen! Herbert

Hallo, habe gerade Probleme mit Zoom und Darstellung einer 16:9 Datei. Diese ist an den Ecken abgeschnitten. Ist dies ein Einstellungsproblem bei Zoom?

Ja, das ist eine Einstellungssache in Zoom. Ich würde die Präsentation auf einem zweiten Monitor vorführen und mit Zoom dann diesen zweiten Monitor freigeben / teilen.

Falls kein zweiter Monitor vorhanden ist, muss in Zoom das Programm-Fenster mit der Bildschirmpräsentation freigegeben werden. Zoom sollte das gesamte Fenster zeigen.

Hallo Herr Lambrecht In welcher Auflösung muss ich dann eine 16:9 Präsentation anlegen, um eine gute Bildqualität und scharfe Schriften und Logos zu bekommen?

Hallo SaFe, beim „Anlegen“ einer Präsentation kennt PowerPoint keine Auflösung oder dpi. Wenn Breitbild ausgewählt wird, dann hat die Folie eine Breite von 33,867 cm und eine Höhe von 19,05 cm. PowerPoint rechnet intern mit Zoll (13⅓“ x 7,5″), daher die krummen Zahlen. Schriften werden immer scharf dargestellt, von PowerPoint automatisch auf das Ausgabemedium (Monitor, Projektor, Ausdruck) skaliert. Diagramme und alle in PowerPoint gezeichnete Objekte werden ebenfalls immer scharf dargestellt. Logos sollten als Vektor-Grafik eingebunden werden (SVG). Dann sind die auch immer scharf. Bildfüllende Bilder / Fotos auf der Folie sollten mindestens in 1920×1080 Pixel angelegt sein. Das entspricht Full HD. Wenn ein Bild / Foto auf der Folie als kleinste Kantenlänge etwa 1080 Pixel hat, dann stellt PowerPoint das Bild scharf dar.

Falls Sie planen, mit PowerPoint eine hochauflösende LED-Wand zu bespielen, dann sollten Sie die eingefügten Bilder auf die Größe der LED-Wand in Pixeln optimieren.

Helfen Ihnen diese Angaben? Oder fragen Sie, weil Sie in einem anderen Programm Bilder für PowerPoint vorbereiten?

LG Peter Claus Lamprecht

16:9 ist definitiv Schrott. Das sieht zwar mehr nach Kino aus, ist aber für effektive Informationsvermittlung schlechter geeignet als 4:3. Der vermeintliche Vorteil ist reine Augenwischerei – nahezu wörtlich! Interessant auch, dass wir unser Verhalten der Maschine anpassen müssen, nicht umgekehrt: „Die Umstellung lohnt sich, weil die Bildschirme und Beamer auf 16:9 ausgerichtet sind“!

Hallo Peter, es kommt (wie so oft im Leben) darauf an. Wenn das Wiedergabemedium ein 16:9-Flachbildschirm in einem Konferenzraum ist, dann ist das Breitbildformat 16:9 optimal, weil es den Bildschirm ausfüllt. Und ich habe alle Möglichkeiten, die Folien für eine „effektive Informationsvermittlung“ zu gestalten.

Inzwischen präsentieren wir meist via Zoom und Teams. Hier kann das klassische Format 4:3 (oder sogar ein quadratisches) besser sein, weil sich so die Webcam- und die Folien-Fenster besser auf dem Breitbild-Monitor anordnen lassen.

P.S.: Gibt es Studien, die belegen, dass 4:3 besser für effektive Informationsvermittlung geeignet ist? Ich bitte um eine Quelle. Danke!

Lieber Herr Lamprecht, vielen Dank für den Beitrag – und dass es tatsächlich gute Gründe für beide Format-Varianten gibt. Da es recht aufwändig ist, alte Präsentationen auf das Breitbildformat umzustellen, habe ich den Aufwand nur vereinzelt betrieben (z.B. für Angebotspräsentationen oder neue Vorträge). Dass ich mit dem „alten“ Format nicht „altbacken“ rüberkommen muss und es gute Argumente dafür gibt, entspannt mich sehr! Eine Frage habe ich in dem Zusammenhang: Da ich einige meiner Präsentationen in Breitband, andere im 4:3-Format habe und diese häufig als Basis für eine neue Präsentation nutze, habe ich Probleme, die Breitbildformatsdateien im Explorer zu finden. Gibt es eine andere Möglichkeit als die, das Format im Dateinamen mitabzuspeichern, um die Dateien, die man bereits im Breitbildformat erstellt hat, auch wiederzufinden? Ich verzweifle daran regelmäßig, da es auch in der Dateivorschau im Explorer nicht angezeigt wird und ich alle Kandidaten manuell öffnen und durchklicken muss, um fündig zu werden… Danke und vielen Dank nochmal für die vielen klasse Tipps in Ihrem Blog! Herzliche Grüße, Sandra Gärtner

Liebe Frau Gärtner,

dort, wo ich mit beiden Formaten rechnen muss, speichere ich die Dateien mit „4×3“ bzw. „16×9“ im Dateinamen ab. Dann kann ich auch danach suchen.

Wenn Sie im Datei-Explorer das Vorschaufenster einblenden, sollten Sie anhand des Vorschaubildes das Bildseitenverhältnis erkennen können.

Eine elegantere Methode, PowerPoint-Dateien anhand ihres Bildseitenverhältnisses erkennen und danach suchen zu können, ist mir leider nicht bekannt.

Beste Grüße Peter Claus Lamprecht

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Welches Format soll eine Präsentation haben? 16:9 oder 4:3?

Bis zur PowerPoint Version 2013 wurden Präsentationen im 4:3-Format erstellt (das war das vordefinierte Standard-Format). Dieses Format hat sich durchgesetzt, weil früher die meisten Bildschirme und Beamer auf dieses Format zugeschnitten waren.

Heute ist das aber anders!

Abgesehen von alten Beamern und steinzeitlichen Bildschirmen gibt es kaum noch 4:3-formatige Medien. Präsentationen werden außerdem immer öfter auf Tabletts und Smartphones angesehen, die das Format 16:9 unterstützen.

Worauf es ankommt

„Seitenverhältnis“ , „Seitenformat“, „Seitengröße“ oder „Layout“ sind Bezeichnung für ein und dasselbe: das Verhältnis der langen zur kurzen Seite einer Folie.

Die Entscheidung, welches Folienformat du wählst, solltest du danach treffen, auf welchem Medium du präsentierst – also je nachdem, ob deine Präsentation auf einem Bildschirm, Tablett oder Beamer laufen soll.

Steige um auf 16:9!

16:9-formatige Medien sind der „neue“ Standard.

Es gibt kaum mehr Bildschirme im 4:3-Format und auch bei den meisten Beamern kann man inzwischen das gewünschte Format wählen. Mit 16:9 bist du auf der sicheren Seite.

Wenn du aus deiner Präsentation ein Video machen möchtst, ist das Format 16:9 die beste Wahl – vor allem, wenn es ein Youtube-Video sein soll. (Youtube gibt als gewünschtes Format 16:9 vor.)

Was passiert, wenn du das falsche Format wählst

Wenn du eine Präsentation im Seitenformat 4:3 auf einem 16:9-formatigen Bildschirm zeigst, erscheinen rechts und links schwarze Balken:

Umgekehrt, bei einer 16:9-Präsentation auf einem 4:3-Bildschirm, siehst du schwarze Balken oberhalb und unterhalb der Folie:

Eine Präsentation sollte das gleiche Format haben, wie das Medium, auf dem sie gezeigt wird. Nur so wird sie in voller Größe und flächenfüllend dargestellt.

Ganz wichtig:.

Überlege dir, welches Format du brauchst, bevor du eine Präsentation erstellst. Im Nachhinein alle Inhalte anzupassen, ist sehr aufwändig!

Wechselt man in PowerPoint von einem Format zu einem anderen, verzerren sich die Bilder oder werden kleiner dargestellt. Auch Textelemente verrutschen dadurch gerne.

Tipps für die Gestaltung von 16:9-Folien

In unserem Kulturkreis lesen wir von links nach rechts und von oben nach unten. lm Allgemeinen wandert der Blick zuerst auf ein Bild und dann auf die Texte. Mit einer gut durchdachten Foliengestaltung führst du die Blicke deiner ZuseherInnen ganz bewusst:

Siehst du den Unterschied?

In ein paar Jahren werden wir wahrscheinlich schmunzeln, wenn wir eine 4:3-Präsentation sehen und erkennen vielleicht gerade daran, dass es eine ältere Präsentation ist! ;-)

Ich freue mich wie immer auf Fragen, Anregungen oder Kommentare!

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3 kommentare.

Hello und vielen Dank für die tolle Übersicht zu den beiden Formaten. So habe ich keine 2 Minute gebraucht um als Neuling herauszufinden, was die Unterschiede sind und welches Format ich wählen soll. Tolle Arbeit!

Vielen Dank, liebe Janine! Ich freue mich, dass ich dir helfen konnte! :) lg Michaela

Vielen Dank für Ihre Beiträge und Tipps rund um PowerPoint. Vielen Teilnehmern in meinen Microsoft Office Seminaren empfehle ich Blogs wie diesen hier als Quelle zur Selbsthilfe im Arbeitsalltag.

Viele Grüße aus Bochum Christopher Methler

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Wie du mit dem richtigen PowerPoint-Format zeitgemäß auf modernen Endgeräten präsentierst

145 bewertungen.

Inhaltsverzeichnis

Folienformate für deine Bildschirmpräsentation: So präsentierst du gezielt auf modernen Endgeräten

So wirkt sich ein falsch gewähltes folienformat auf deine präsentation aus, entscheidungshilfen: so wählst du das richtige folienformat für deine präsentation in powerpoint , vier gestaltungstipps für den gelungenen wechsel auf das 16:9-format, so wechselst du dein folienformat von 4:3 auf 16:9 , drei tipps: wie du das folienformat deiner präsentation ohne verzerrung der inhalte wechselst, präsentationsmedien im wandel, powerpoint expertentipp: so stellst du bei einem formatwechsel farben und schriftarten einfach um.

Was bisher vor allem auf Messen zu beobachten war, hält jetzt auch in Vorstandsetagen und zahlreichen Besprechungsräumen Einzug: ein Wandel des Folienformats. Sinkende Preise führen dazu, dass großformatige Bildschirme die herkömmlichen Leinwände verdrängen. Diese TV-Monitore haben – ebenso wie moderne Desktop- und Laptop-Monitore – ein Breitbildformat und nicht mehr das gewohnte 4:3-Format. Auch neue PowerPoint-Versionen und Beamer bieten das Breitbildformat als Standard oder unterstützen es zumindest. Daher gehen immer mehr Unternehmen dazu über, ihre Präsentationen auf ein breiteres Folienformat umzustellen. Allerdings läuft das bei vorhandenen Folien nicht immer ohne Tücken ab. Ohne manuelles Eingreifen kommt es zu Verzerrungen der Inhalte. In diesem Beitrag erläutern wir dir diesen technischen Trend und

Setzt du dieses Wissen ein, wirkst du im Umgang mit modernen Endgeräten technisch versiert und hebst deine Präsentation auf eine zeitgemäße Stufe.

Sicherlich hast du schon eine Präsentation in der Bildschirmpräsentationsansicht geöffnet und bemerkt, dass die Folie den Monitor nicht vollständig ausfüllt: Manchmal sind an den Seiten oder oben und unten noch breite schwarze Streifen zu sehen. Woran liegt das? Monitore haben verschiedene Formen, die durch das Verhältnis der Seitenlängen zueinander beschrieben werden. Die gängigsten Monitore heutzutage haben das Seitenverhältnis 16:9. Manche Laptop-Monitore und Tablets haben ein Seitenverhältnis von 16:10. Alte Monitore und iPads haben ein Seitenverhältnis von 4:3. Über mehr als zwei Jahrzehnte galt ein Seitenverhältnis von 4:3 als der Standard. Doch Monitore, Laptop-Displays, Tablets und Beamer werden seit Jahren nicht mehr im 4:3-Format hergestellt. Es hat sich für Folien in den letzten Jahren stärker ein neues, moderneres Format etabliert: 16:9. Dieses Breitbildformat ist seit der PowerPoint-Version 2013 die Standardeinstellung von PowerPoint und die Mehrheit der Präsentationen wird im 16:9-Format angelegt. In folgendem Abschnitt

Mit diesem Wissen begibst du dich auf die sichere Seite und zeigst deinem Publikum eine hochwertige Präsentation.

Folienformate für deine Präsentation auf modernen Endgeräten wie Monitor, Beamer und Display

Folienformat 4:3 Die klassische Folie ist 25,4 cm breit und 19,05 cm hoch. Das entspricht einem Seitenverhältnis von 4:3. Dieses Format war bis einschließlich PowerPoint 2010 die Standardeinstellung, weil die meisten bis dahin gebräuchlichen Computermonitore ebenfalls dieses Bildseitenverhältnis hatten und auch die Folien im Präsentationsmodus bildschirmfüllend darstellen konnten. Alle Beamer sind in der Lage, Folien in diesem Format in voller Größe darzustellen.

Außerdem passt eine Folie in diesem Format ausgedruckt auf ein DIN-A4-Blatt.

Folienformat 16:9 Das Breitbildformat im Seitenverhältnis 16:9 ist die neue Standardeinstellung in PowerPoint. Dieses Format wird auf allen neueren Monitoren und Displays bildschirmfüllend dargestellt. Moderne Beamer zeigen diese Folien in Full-HD-Qualität. Die klassische Folie ist 33,867 cm breit und 19,05 cm hoch. Die Breitbildfolie ist also im Ausdruck kleiner als die klassische Folie.

Die aktuelle PowerPoint-Version gibt andere Maße für das Breitbildformat vor: 25,4 cm für die Breite und 14,29 cm für die Höhe. Auch das entspricht dem Seitenverhältnis 16:9. Jedoch ist nun die Breitbildfolie größer als DIN A4. Das musst du beim Ausdrucken deiner Folien beachten.

Folienformate für deine Bildschirmpräsentation im Vergleich

Entscheide bereits beim Layout, ob das Seitenverhältnis 4:3, altes Monitor-/Beamer-Seitenverhältnis, oder 16:9, Full-HD = modernes Monitor-/Beamer-Seitenverhältnis, sein soll.

Wie die Abbildung oben zeigt, ist das Format 16:9 länglicher als das 4:3-Format. Du kannst dadurch die verfügbare Fläche der Folien besser nutzen und mit deinen Inhalten füllen.

Individuelle Folienformate für deine Präsentation

Erstellst du PowerPoint-Folien für den Ausdruck als Handout oder für Anzeigegeräte mit dem Seitenverhältnis 16:10? Dann liefert dir unsere Tabelle wertvolle Informationen für die Höhe und Breite deiner Präsentation.

Du kannst deine PowerPoint-Folie auch drehen und vom Querformat ins Hochformat wechseln. In unserem Artikel Wie du deine PowerPoint-Folien gekonnt ins Hochformat drehst und neue Perspektiven für dein Publikum schaffst zeigen wir dir, wie du das ohne Probleme bewerkstelligst.

Du kennst die wichtigsten Folienformate. In folgendem Abschnitt visualisieren wir dir Ergebnisse einer missglückten Umstellung.

In PowerPoint kannst du nicht nur Präsentationen im Format 4:3 erstellen, sondern auch in 16:9. Das Umstellen des Formats ist einfach. Jedoch kann danach ein bisschen Korrekturarbeit nötig sein. In diesem Abschnitt veranschaulichen wir dir als PowerPoint-Anwender mögliche Folgen einer Umstellung des Folienformates von 4:3 auf 16:9 anhand konkreter Visualisierungsbeispiele.

Beispiel 1: Deine Folien werden verkleinert dargestellt

Zeigst du Folien im 4:3-Format auf einem Gerät mit 16:9-Format, schrumpft die Präsentation auf die Höhe der verfügbaren Fläche.

Bei einer Präsentation im 16:9-Format auf einem Bildschirm mit dem Format 4:3 füllen die Folien die gesamte Breite aus. Hier erscheint die Höhe der Folien reduziert.

Beispiel 2: Deine Inhalte werden gestreckt oder gestaucht

Werden Folien aus Präsentationen mit unterschiedlichen Folienformaten zusammengefasst, dann ist Ärger vorprogrammiert:

Folien im 4:3-Format werden ins 16:9-Format gestreckt. Dabei werden Kreise zu unschönen Ellipsen, Quadrate zu länglichen Rechtecken und Fotos unnatürlich gestreckt. Die Zuschauer sehen sofort, dass etwas nicht stimmt.

Werden umgekehrt Folien im Breitbildformat 16:9 in eine Präsentation mit 4:3-Format übernommen, erscheinen die Inhalte horizontal gestaucht. Auch hier ist das bei Kreisen, Quadraten oder Personen besonders zu sehen.

Beispiel 3: Deine Folien werden abgeschnitten

Im schlimmsten Fall wird die Folie angeschnitten. Das kann bei 16:9-formatigen Folien in Kombination mit alten Beamern auftreten, da sie lediglich das Format 4:3 unterstützen und sich nicht auf ein anderes Seitenverhältnis umstellen lassen.

Du kennst die wichtigsten Folienformate und die Folgen falsch gewählter Folienformate. Noch zögerst du bei der Auswahl, des geeigneten Formates für deine Präsentation. In folgendem Abschnitt geben wir dir wertvolle Entscheidungshilfen, wie du das richtige Folienformat wählst.

Angesichts der technischen Weiterentwicklung und der Abkehr Microsofts vom 4:3-Standard bist du mit dem Format 16:9 zukünftig auf der sicheren Seite. Nur an wenigen Orten sind noch Beamer im Einsatz, bei denen das Folienformat 4:3 als Standard gilt. Als PowerPoint-Anwender erkennst du, dass du bei der Entscheidung über das Folienformat mehrere Faktoren berücksichtigen musst. Stelle zuerst fest, auf welchem Endgerät du präsentierst, und entscheide dann, ob du dich den zeitgemäßen technischen Trends anschließt, oder nicht. In folgendem Abschnitt unterstützen wir dich mit praxisorientierten Entscheidungshilfen für die Auswahl des richtigen Folienformates.

Wann solltest du das Format 4:3 einsetzen?

Für das iPad ist das Folienformat 4:3 ideal. Auf iPhones und auf den meisten Android-Smartphones und Tablets füllt das Breitbildformat 16:9 den Bildschirm am besten aus.

Was bietet dir das neue Breitbildformat 16:9?

Wenn du mit einem Plasmabildschirm präsentierst, dann sind Folien im Breitbildformat 16:9 die richtige Wahl.

Welche Aspekte sprechen für das Format 16:10?

Da dieses Format geringfügig breiter ist, erscheinen schmale, schwarze Streifen rechts und links auf einer 16:9-Folie.

Wann ist das Format DIN A4 für deine Präsentation geeignet?

Welchen Mehrwert bietet dir die Option Benutzerdefinierte Foliengröße?

Du hast dich für das 16:9 Folienformat entschieden. Da deine bestehende Präsentation im Folienformat 4:3 aufgebaut ist, möchtest du diese auf das neue Format umstellen. Wie dir das gelingt, erfährst du in unserem Exkurs: Vier Gestaltungstipps für den gelungenen Wechsel auf das 16:9-Format.

Als technisch versierter PowerPoint-Anwender hast du vor, auf das neue 16:9-Format umzusteigen. Du bedenkst auch, dass der Umstieg auf das Format 16:9 eine Gelegenheit ist, deine Inhalte zu optimieren. Für diesen Fall halten wir für dich vier weitere Gestaltungstipps für einen gelungenen Wechsel auf das 16:9-Format bereit. Wir verdeutlichen dir anhand eines praxisorientierten Vergleichs den Vorher-Nachher-Effekt einer gelungenen Formatumstellung.

Tipp 1: Teile Aufzeichnungen in Spalten auf

Im 4:3-Folienformat wurden Aufzählungen, zum Teil mit Unterpunkten verwendet. Optisch gesehen bieten solche Folien kaum Spannung. Hier ist eine Alternative:

Tipp 2: Positioniere Diagramme neu

Übernimmst du breite Inhalte wie Säulendiagramme in das neue Format, wirken sie zum Teil breitgezogen. Es bietet sich für dich an, die Folie in Drittel aufzuteilen: 1/3 Text und 2/3 Diagramm oder umgekehrt. Folien mit schmaleren Elementen, wie Kreisdiagrammen, wirken harmonisch, wenn die Fläche in zwei Hälften unterteilt wird.

Tipp 3: Platziere Inhalte horizontal statt vertikal

Das 16:9-Format verschafft dir mehr Platz auf deiner Folie. Ergänze diesen beispielsweise durch ein Icon und ein Foto. Damit kannst du die neu gewonnene Fläche ausnutzen und die Inhalte sowohl vertikal als auch horizontal verteilen.

Tipp 4: Nutze die gewonnene Fläche optimal aus

Ein quadratförmiges Anordnen der Folieninhalte würde im neuen 16:9-Format unpassend wirken. Die runden Bilder lockern die Folie auf und die größeren Textfelder ermöglichen zudem eine größere Schrift. Ordne die Elemente entsprechend der Leserichtung an: von links oben nach rechts unten. Dadurch wirken deine Folieninhalte im Vergleich zur alten Folie dynamischer.

Du hast die Vorteile des 16:9-Formates erkannt. Nun möchtest du mit der Änderung deines bestehenden Folienformates beginnen. Wie dir das auf einfachem Weg gelingt, erfährst du im folgenden Abschnitt: Formatwechsel.

Bis die letzten alten Beamer und Leinwände im Format 4:3 ausgemustert sind, beﬁndest du dich in einer Übergangsphase. Daher ist es erforderlich, dass du Folien sowohl in 16:9 als auch in 4:3 erstellst oder das bestehende Folienformat ändern musst. Doch wie funktioniert das Erstellen oder das Wechseln von Folienformaten von einem Format zum anderen in der Praxis? Wir liefern dir in folgendem Abschnitt passende Antworten auf deine Fragen. Du erfährst von uns wie du

Mit diesem Wissen kannst du individuell auf Anforderungen von Endgeräten reagieren und vermeidest Pannen vor deinem Publikum.

Wie du ein neues Folienformat für deine Folie bestimmst

Gängige Monitore heutzutage haben das Seitenverhältnis 16:9. Laptop-Displays und Tablets haben ein Seitenverhältnis von 16:10. Alte Monitore und iPads haben ein Seitenverhältnis von 4:3. Passe deshalb beim Erstellen einer neuen Präsentation am besten von Anfang an deine Folie an das Präsentationsmedium an.

Kennst du die technischen Rahmenbedingungen nicht, oder präsentierst du auf älteren Anzeigegeräten, raten wir dir zum klassischen Folienformat 4:3. Denn dieses Format kann von allen Projektoren und Bildschirmen dargestellt werden. Die Folie wird in jedem Fall in voller Höhe gezeigt, was bedeutet, dass Texte und Zahlen in voller Größe erscheinen. Einziger Nachteil: Auf Breitbildmonitoren wird die Folie seitlich von schwarzen Flächen umrahmt, weil sie den Monitor nicht in der Breite ausfüllt.

So legst du das Folienformat für deine Folie fest:

Wie du das Folienformat 4:3 als Vorlage für deine Präsentation festlegst

Du kannst das 16:9-Widescreen-Format von PowerPoint aufgrund interner Gestaltungsrichtlinien deines Unternehmens noch nicht nutzen? Wir zeigen dir, wie du das alte 4:3-Format wieder zum Standard erklärst und Präsentationen in diesem Format erstellst.

So legst du 4:3 als Format für deine Präsentation fest:

Falls du deine Präsentation nicht siehst, klicke auf Durchsuchen . Im folgenden Dialogfenster Öffnen suchst du deinen Dateinamen und klickst auf Öffnen .

Wie du das bestehende Folienformat deiner Präsentation individuell änderst

Vorhandene Präsentationen kannst du anpassen, indem du die Foliengröße änderst. Aber Achtung: Dabei können Inhalte deiner Folie wie Bilder, Zeichnungen, Grafiken oder Text verzerrt oder verschoben werden. Kontrolliere aus diesem Grund jede Folie. Gehe wie folgt vor:

Klicke auf benutzerdefinierte Foliengröße.

Du hast das Folienformat festgelegt und bist mit dem Ergebnis nicht zufrieden. Im folgenden Abschnitt vermitteln wir dir professionelle Tipps, wie du das Folienformat ohne Verzerrung der Inhalte wechselst.

Wenn du dein Folienformat wechselst, beispielsweise von 4:3 auf 16:9, wirst du meist mit dem Ergebnis nicht zufrieden sein. Textfelder, Tabellen und Diagramme sind falsch positioniert. Fotos und Graﬁken erscheinen verzerrt, weil sie von PowerPoint auf die neue Breite gezogen oder gestaucht werden. Was kannst du in diesem Fall tun? Mit diesen wertvollen Tipps gelingt es dir,

Mit diesem speziellen Know-how bist du gerüstet für moderne Endgeräte und beeindruckst dein Publikum durch eine hochwertige Präsentation deiner Folieninhalte.

Tipp 1: Wie du Inhalte deiner Folien in PowerPoint wieder in den Originalzustand zurücksetzt

Gehe wie folgt vor:

Alternativ dazu kannst du auch die Grafiken aus der Ursprungsdatei in die Zielpräsentation kopieren.

Tipp 2: Wie du mit den Optionen Maximieren oder Passend skalieren dein Folienformat ohne Verzerrung wechselst

In PowerPoint funktioniert der Wechsel vom Format 16:9 auf das Format 4:3 unkompliziert. Es stehen dir hierzu zwei Optionen zur Verfügung: Maximieren und Passend Skalieren . Beide sorgen dafür, dass alle Objekte nicht mehr verzerrt erscheinen. Gehe wie folgt vor:

Wähle dort über die Schaltfläche Maximieren oder Passend skalieren aus, wie du die Inhalte deiner Folien an das neue Format anpassen möchtest.

Option: Passend skalieren

Bei dieser Option platzierst du den ursprünglichen Folieninhalt in der Mitte der Folie, je nach Formatwechsel vergrößert oder verkleinert. In jedem Fall haben die Folieninhalte auf der neuen Foliengröße ausreichend Platz. Beim Wechsel von 4:3 auf 16:9 ergeben sich links und rechts leere Flächen. Das neue Folienformat und die neuen Platzverhältnisse machen es zum Teil notwendig, dass du die Inhalte neu arrangieren musst.

Option: Maximieren

Die Folieninhalte werden proportional zur neuen Folienbreite skaliert. Wenn du vom Format 4:3 zu 16:9 wechselst, nutzt du die ganze Breite aus. Die Höhe scheint nach dem Wechsel häuﬁg zu niedrig – vor allem, wenn sich auf den Folien viele Inhalte beﬁnden. Dadurch bedarf es bei dieser Option gegebenenfalls noch deiner manuellen Nachbearbeitung.

Tipp 3: Wie du verzerrte Objekte über den Folienmaster wieder in Originalproportionen darstellst

Früher wurden Präsentationen gern im Format 4:3 erstellt. Zeigst du als PowerPoint-Anwender diese Präsentationen auf modernen Breitwandbildschirmen oder Beamern entstehen links und rechts schwarze Ränder. Was kannst du in diesem Fall tun? Konvertiere deine Präsentation in das Format 16:9, um den verfügbaren Bildschirmplatz vollständig auszunutzen. Wie dir das ohne zusätzliche Bildkorrekturen gelingt, erfährst du in diesem Beitrag. Gehe wie folgt vor:

Nutzt du als PowerPoint-Anwender beim Präsentieren das jeweils richtige Folienformat? Schließlich ist es ein Unterschied, ob du deine Folien auf einem Monitor, einem Tablet, einem großen Display oder mit einem Beamer anzeigst. Die Wahl des Folienformates ist wichtig, um die Inhalte deiner Präsentation wie Texte, Grafiken oder Hintergrundbilder optimal für dein Publikum darzustellen. Zudem vermittelst du deinen Zuschauern durch das passende Folienformat einen Eindruck, wie professionell du präsentierst. Du möchtest technische Pannen vermeiden und dich für deine nächste Präsentation wappnen? Wir empfehlen dir hierzu folgenden Beitrag: Wie du fokussiert und interaktiv vor Publikum präsentierst. Wir hoffen, dieser Artikel hat dir gefallen und wir konnten dir anhand von bewährten Beispielen und Tipps mehrwertiges Know-how vermitteln. Wenn du Fragen zu Themen oder neue Themenvorschläge für uns hast, kontaktiere uns. Wir freuen uns auf dich.

Als PowerPoint-Anwender bist du offen für neue Ideen und hilfreiche Werkzeuge? Dann bist du hier richtig. Monatlich stellen wir dir hilfreiche Beispiele, besondere Tipps und interessante Exkurse rund um PowerPoint vor. Hast du spezielle Fragen rund um PowerPoint, die dir kein Artikel bisher beantworten konnte? Wir gehen dir gern helfend zur Hand und unterstützen dich mit „Antworten vom Experten“. Dein Redaktionsteam

Frage: In der Firma habe ich in PowerPoint 2013 eine Präsentationsvorlage erstellt. Die Farben darin enthalten das firmeneigene Corporate Design. Die Vorlage hat das Seitenverhältnis 4:3. Bisher funktionierte alles gut. Doch wenn ich das Seitenformat einer bestehenden Präsentation in 16:9 ändere, wird seltsamerweise das Farbschema auf den Ofﬁce-Standard zurückgesetzt. Was kann ich in dieser Situation tun?

Antwort: In PowerPoint 2013 gibt es Design-Familien mit sogenannten Super Themes. Deren Vorteil ist, dass sie unterschiedliche Farbvarianten und Folienhintergründe speichern. Damit kannst du in einer Firma eine Präsentation schnell auf die Farben deines jeweiligen Bereichs oder deiner Produktlinie umstellen. Allerdings gibt es diese Funktionalität nur in den von Microsoft mitgelieferten Designs. Dort sind pro Farbvariante zwei Designs für unterschiedliche Foliengrößen hinterlegt. Eines gilt für die Standardgröße mit dem Seitenverhältnis 4:3 und eines für das Breitbildformat 16:9. Beide Folienformate enthalten eigene Hintergrundgraﬁken. Dies verhindert, dass bei einem Wechsel des Folienformats Objekte und Logos im Folienhintergrund verzerrt erscheinen.

Die, von dir erstellte Vorlage, enthält keine Design-Familie, sondern nur ein Design in der Standard-Foliengröße. Beim Wechsel des Folienformats über Entwurf/Anpassen → Foliengröße erwartet PowerPoint eine entsprechende Design-Variante mit demselben Farbschema, aber in der Breitbildfoliengröße. Da diese Variante nicht vorhanden ist, greift PowerPoint auf das leere Standarddesign mit den Ofﬁce-Designfarben und -Schriftarten zurück. Es existiert noch kein praktikables Tool, um Design-Familien einfach, ohne Programmierung des XML-Codes der PowerPoint-Vorlage, selbst zu erstellen.

Aus diesem Grund empfehlen wir dir folgende Vorgehensweise:

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Ready for widescreen? How to manage aspect ratios in PowerPoint (16:9 vs. 4:3)

Example of 4:3 versus 16:9 aspect ratios in PowerPoint

While you can copy slides without graphics or logos from one presentation into another without a hitch, sometimes when you reuse slides that have art, you can get unexpected results, such as stretched or distorted graphics.

This occurs when the templates for the original presentation and the destination presentation use different aspect ratios (aspect ratio: The ratio between picture width and picture height. This ratio can be maintained even when resizing a picture.) Most templates use either a 4:3 or 16:9 aspect ratio.

Big-screen presentations, such as major keynote addresses at conferences, often use templates with a 16:9 aspect ratio. The dimensions of templates with a 16:9 aspect ratio vary depending on the screen-projection requirements, but they are almost twice as wide as they are tall.

Here are five tips for moving slides and graphics between presentations that use the 4:3 and 16:9 aspect ratios. The information below is fairly long, but we think you’ll find it quite helpful.

1. Enter text on shapes and graphics by using an Office program

Text entered by using PowerPoint is resized proportionally, even if the shapes or graphics containing the text are stretched. The text will not be distorted when you copy it from one template to another, although the text might wrap differently within the shapes.

2. Restore the original dimensions for a graphic

You can “fix” a distorted graphic by resetting it to its original dimensions. Simply double-click the graphic and then on the Format tab on the ribbon menu, in the Adjust group (in PowerPoint 2010) or the Picture Tools group (in PowerPoint 2007), click Reset Picture.

3. Move slides and graphics by copying and pasting

You can avoid distorting graphics by copying them from one slide to the Clipboard, and then pasting them into the destination presentation that uses the different aspect ratio.

If you have a large number of slides to move, you might want to paste all the slides into the destination presentation (letting the graphics distort), and then go back slide-by-slide and copy and paste the graphics individually (after deleting the distorted ones). You might find, however, that after pasting the graphics they are still either too large or too small. To fix this, you can resize your original template before copying the graphics (see the next tip).

4. Resize your original template

Suppose that you want to copy a graphic from a template that uses a 4:3 aspect ratio into a template that uses a 16:9 aspect ratio. If you want the graphic to appear the same height in the 16:9 template, change the height of the 4:3 template to match the 16:9. If the 4:3 template has a width of 10 inches and a height of 7.5 inches, and the 16:9 template that you want to copy into has a width of 16 inches and a height of 9 inches, you can use the Dimensions proportional to 4:3 table later in this article to determine that a new height of 9 inches in a 4:3 template would have a corresponding width of 12 inches.

So in the Page Setup dialog box (located on the Design tab, in the Page Setup group), you would change the Width to 12 inches and the Height to 9 inches in the 4:3 template. You won’t see a change because it is still 4:3 proportional, just scaled up. But when you copy the graphic from the resized 4:3 template into the 16:9 template, it will be the same height as it appears in the 4:3 template. If you want a graphic to appear the same width, resize your original template to match the width of the destination template.

Note If you have a precise height or width that you must match, you might need to calculate the corresponding width or height yourself. If the height will remain the same, calculate the width for the 4:3 template. Remember, you want the ratio of 4.3 width (or height) to be the same for the 16.9 width (or height). Thus, the formula to calculate the new width for 4:3 = (16:9 width x 4:3 height) /16:9 height.

Copy a graphic while maintaining the height

Use the following tables to determine the new width.

Copy a graphic while maintaining the width

Use the following tables to determine the new height.

5. Aspect ratio conversion tables

This is actually a very simple concept, but it’s a bit tricky to explain without sounding very technical. So if you are a bit confused, here’s another way to think about this.

The tables below provide width and height dimensions for 4:3 and 16:9 aspect ratio templates. So for instance, in PowerPoint, you can set the page dimensions for a 4:3 template to 4″w x 3″h, or 8″w x 6″h or 10″w x 7.5″ high. These are all 4:3 aspect ratios. (You change the page dimensions on the Design menu, under Page Setup .)

The standard size for a 4:3 template is 10″w x 7.5″h. If you read the section above “ Resize Your Original Template “, it described how you can copy and paste a graphic (not a slide, but just the graphic or all the graphics on the slide by marqueeing them, and choosing Copy) from a 4:3 template into a 16:9 template, or vice versa. Copying and pasting the graphic or graphics is a workaround to avoid distorting them. But if the graphic you pasted drops into your target presentation too large or too small, sometimes, you can’t easily resize it. For instance, even if you first group it, text won’t scale down with the graphic, and you may end up with a mess.

The workaround is to go back to the 4:3 template and first resize the template so it is larger or smaller as needed. Use the tables below to find a larger or smaller page size that is still proportional. For example, if your template is standard 4:3, 10″w x 7.5″ h, and the graphic you copied and pasted from it into the 16:9 template was a little too large, go back and change your 4:3 template to 8″w x 6″h.Then copy and paste the same graphic/s into the 16:9 template and this time they will drop in about 20% smaller.

So the idea is, scale the PowerPoint file up or down, then copy the graphics, then go to the second PowerPoint file and paste. If the graphics aren’t the right size and aren’t easy to resize in your target file, go back to the first file, resize the page, copy and paste again. Got it?

Honest, the steps can take some getting used to, but once you’ve done it once or twice it’s not that hard. Any questions?

You can also download a wide variety of widescreen PowerPoint templates from the templates collection at Office.com.

–Erik Jensen and Mary Feil-Jacobs

Erik writes about PowerPoint and other Office products for Office.com. Mary manages presentations for senior executives.

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